Онлайн магазин и НАП: касов апарат, СУПТО и одиторският файл

Тази тема хвърля повече хора в паника от всичко друго в електронната търговия. Обикновено паниката е непропорционална на реалната работа — но пропуските наистина се глобяват, така че нека я подредим.

Това е обяснение с човешки думи, а не данъчна консултация. За твоя конкретен случай питай счетоводителя си — той струва по-малко от една глоба.

Първо: декларирай магазина

Ако продаваш стоки или услуги през сайт, той подлежи на деклариране пред НАП. Това е отделна стъпка от регистрацията на фирмата и от ДДС регистрацията.

Практически: подава се информация за електронния магазин — домейн, вид на дейността, къде се хостват данните, какъв софтуер ползваш. Прави се по електронен път с квалифициран електронен подпис.

Ако смениш платформата или домейна, обстоятелствата се актуализират. Това е нещото, което хората най-често забравят.

Втори въпрос: трябва ли ти касов апарат?

Отговорът зависи изцяло от как влизат парите.

Обикновено НЕ ти трябва фискално устройство, ако:

• Клиентите плащат само по банков път
• Клиентите плащат наложен платеж, а сумата ти се превежда от куриера по банкова сметка
• Плащанията минават през платежен доставчик и се получават по банков път

Обикновено ТИ ТРЯБВА, ако:

• Взимаш пари в брой лично (магазин, щанд, доставка от теб)
• Взимаш плащане с карта на POS терминал на място

Логиката е проста: държавата иска следа за всяко плащане в брой. Когато парите минават през банка или през куриер, следата вече съществува.

Ако продаваш и онлайн, и на място — важи режимът за плащанията на място.

Трети въпрос: СУПТО

СУПТО означава „софтуер за управление на продажбите в търговски обект“. Дефиницията е по-широка, отколкото звучи: софтуер, който обработва информация за продажби и управлява процеса по тях.

Ако софтуерът ти попада в определението, идват допълнителни изисквания — включително той да е деклариран, да води одитен дневник и да не позволява изтриване на данни за продажби.

Тук има два важни нюанса, които спестяват много нерви:

1. Режимът е тясно свързан с това дали изобщо имаш фискално устройство и как приемаш плащания.
2. Много малки магазини, работещи само с наложен платеж и банкови плащания, не попадат в най-тежкия сценарий.

Точното попадение по този въпрос е работа на счетоводител — но си струва да го зададеш преди да избереш платформа, а не година по-късно.

Четвърто: одиторският файл (Приложение №38)

Ако си задължен, НАП може да изиска стандартизиран одиторски файл с данни за продажбите ти. Форматът е описан в Приложение №38 и е много конкретен:

• XML, а не Excel и не PDF
• Кодировка CP1251 (не UTF-8 — това е класическата грешка)
• Точна структура на елементите, която се валидира по схема
• Периодът и обхватът се задават от искането

Файл с грешна кодировка или разместен елемент се отхвърля, все едно не си подал нищо. И тук се стига до глоби заради формат, а не заради укрити данни — което е особено обидно.

Ако ползваш Brandolog, НАПпи генерира този файл вместо теб: чете продажбите ти, произвежда валидиран XML в правилната кодировка и ти го дава готов за подаване. Ако ползваш друга платформа, попитай доставчика си дали може да експортира по Приложение №38 — отговорът „можем да ти дадем CSV“ означава „не“.

Пето: фактури и ДДС

Кратко, за да не се разсейваме:

• Фактура се издава при поискване от клиента, а на юридически лица — винаги.
• Регистрацията по ДДС има праг по оборот; при достигане е задължителна, преди това — по избор.
• Продажбите към физически лица в други страни от ЕС имат отделен режим при определен обем.

Подробно и с човешки думи: ДДС, фактури и регистрация.

Чеклист

• Магазинът е деклариран пред НАП
• Знаеш дали ти трябва фискално устройство според начина на плащане
• Проверил си със счетоводител дали софтуерът ти е СУПТО
• Можеш да произведеш одиторски файл по Приложение №38 при поискване
• Издаваш фактури, когато трябва
• Общите условия и политиките са публикувани — пълният списък тук

Реалистично: колко работа е това

Ако си нов магазин с наложен платеж и банкови плащания:

• Деклариране пред НАП: един следобед с електронен подпис
• Проверка за касов апарат: един разговор със счетоводител
• Одиторски файл: нула минути, ако платформата ти го генерира

Това е. Не е шестмесечен проект и не е причина да не пуснеш магазин. Просто е списък, който трябва да се мине веднъж — и после да се актуализира, когато нещо се промени.